FleetCommand – Handbuch für den Inhaber

Warum Sie FleetCommand nutzen MÜSSEN

Als Inhaber eines Transportunternehmens haften Sie persönlich für die Einhaltung der Sozialvorschriften. Kontrollen von BALM (früher BAG), Polizei und Gewerbeaufsicht prüfen rückwirkend bis zu 12 Monate (Fahrerkarten) bzw. 24 Monate (Aufbewahrungspflicht Massenspeicher). Ohne lückenlose Dokumentation drohen Bußgelder gegen Fahrer UND Unternehmen, Punkte im Fahreignungsregister sowie im Wiederholungsfall die Aberkennung der Zuverlässigkeit (Verlust der EU-Lizenz).

• VO (EG) 561/2006 – Lenk- und Ruhezeiten: Tages-/Wochenlenkzeit, Pausen, Tages- und Wochenruhezeiten.
• VO (EU) 165/2014 – Pflicht zum Herunterladen und Archivieren der Daten: Fahrzeug-Massenspeicher spätestens alle 90 Tage, Fahrerkarte alle 28 Tage, Aufbewahrung 1 Jahr (Praxisempfehlung 2 Jahre).
• ArbZG §21a – Arbeitszeit im Straßenverkehr: max. 10 h Arbeitszeit/Tag, Ruhepausen ab 6 h Arbeitszeit, 48 h Wochenarbeitszeit im Durchschnitt.
• § 32 StVZO / DGUV V 70 – tägliche Abfahrtskontrolle des Fahrzeugs, Mängel müssen dokumentiert und behoben werden.
• BKat-FPersV / BALM-Bußgeldkatalog – die Höhe der Bußgelder richtet sich nach dem Überschreitungsmaß; FleetCommand berechnet dieses automatisch.
• GüKG § 3 / Berufszugang – wiederholte Verstöße gefährden die Zuverlässigkeit des Verkehrsleiters und die Lizenz.
• Nachweispflicht liegt beim Unternehmen: Wer nicht dokumentiert, hat im Zweifel verloren. FleetCommand ist Ihr Nachweis.

1. Zugang & erste Anmeldung

• Sie erhalten eine E-Mail-Einladung von FleetCommand. Öffnen Sie den Link in der E-Mail (gültig 24 Stunden).
• Legen Sie ein eigenes Passwort fest (mind. 8 Zeichen, Zahl + Buchstabe). Passwort niemals teilen.
• Danach melden Sie sich immer unter https://fleetcommandpro.com/login mit E-Mail + Passwort an.
• Passwort vergessen? Auf der Login-Seite „Passwort zurücksetzen“ verwenden.
• Ihr Konto ist als Inhaber (Rolle „Kunde“) angelegt – Sie sehen ausschließlich die Daten Ihres eigenen Unternehmens.

2. Team & Fahrer einladen

• Menü „Team“: Hier laden Sie Mitarbeiter (Disposition) und Fahrer per E-Mail ein.
• Menü „Fahrer“: Fahrer anlegen mit Name, Fahrerkartennummer, Ablaufdatum Führerschein/Karte/Modul 95.
• Jeder Fahrer braucht eine eigene E-Mail-Adresse, sonst kann kein Konto erstellt werden. Der Status-Badge zeigt, ob ein Konto verknüpft ist.
• Fahrer nutzen die Fahrer-Ansicht auf dem Handy: Abfahrtskontrolle und Schichtbericht.

3. Fahrzeuge & Fristen

• Menü „Fahrzeuge“: Kennzeichen, VIN, Fahrzeugtyp erfassen.
• Fristen eintragen: HU/AU, SP (Sicherheitsprüfung), Tachographen-Prüfung (alle 2 Jahre!), Versicherung, Wartung.
• Menü „Fristen“ zeigt alle ablaufenden Termine farbig (grün/gelb/rot) – so verpassen Sie keine Prüfung.
• Wichtig: Eine überschrittene Tachographen-Prüfung ist bei jeder Kontrolle ein sicherer Verstoß.

4. Tachograph-Daten hochladen (DDD)

• Menü „Tachograph → Uploads“: Ziehen Sie die DDD-Dateien (Fahrzeug- und Fahrerkarten-Downloads) einfach in das Feld. Mehrere Dateien gleichzeitig sind möglich.
• Das System liest die Dateien automatisch aus: Aktivitäten minutengenau, Fahrer, Kennzeichen, Kilometer.
• Rhythmus einhalten: Fahrzeug alle 90 Tage, Fahrerkarte alle 28 Tage herunterladen und hochladen.
• Nach dem Upload sind Auswertung, Verstöße und Berichte sofort aktuell – kein manueller Schritt nötig.

5. Auswertung & Sozialverstöße

• „Tachograph → Auswertung“: Übersicht Verstöße, geschätztes Bußgeld, Lenkzeit- und Kilometersumme.
• „Sozialverstöße“: Bewertung pro Fahrer mit Note und Trend – ideal für das Fahrergespräch.
• „Verstöße“: jeder einzelne Verstoß mit Rechtsgrundlage, Schwere (geringfügig / schwerwiegend / sehr schwerwiegend / schwerste), Überschreitungsmaß und berechnetem Bußgeld.
• „Fahrzeug × Tag“ und „Fahrer × Tag“: Heatmap-Matrix – jeder Tag anklickbar.
• Tagesdetail: minutengenaue Zeitleiste des Fahrtenschreibers (Lenken, Arbeit, Bereitschaft, Ruhe) mit Zoom.
• „Bußgeldkatalog“: die hinterlegten offiziellen Werte (BKat-FPersV / BALM) zum Nachlesen.

6. Abfahrtskontrolle & Mängel

• Fahrer öffnen auf dem Handy „Abfahrtskontrolle“, gehen die Checkliste durch und melden Mängel mit Foto.
• Sie sehen alle Kontrollen unter „Tagesberichte“ – mit Zeitraumfilter (Von–Bis), nicht nur der heutige Tag.
• Menü „Mängel“: offene Mängel priorisieren, Behebung dokumentieren. Das ist Ihr Nachweis der Halterverantwortung.
• Schichtberichte der Fahrer dokumentieren Arbeitsbeginn/-ende zusätzlich zum Tachographen.

7. Berichte & Behördenaudit

• Monatsbericht pro Fahrzeug und pro Fahrer als PDF – druckfertig, mit allen Verstößen.
• CSV-Export der Fahrerauswertung für Excel.
• „Behördenaudit“: erzeugt ein PDF-Paket für Kontrollen (BALM, Gewerbeaufsicht) – Fahrzeuge, Fristen, Kontrollen, Verstöße.
• Empfehlung: Monatlich alle Berichte erzeugen, digital ablegen und mit den Fahrern besprechen. So belegen Sie ein funktionierendes Kontrollsystem.

8. Monatsroutine (Checkliste)

• Wöchentlich: Fahrerkarten auslesen und hochladen; offene Mängel prüfen.
• Alle 28 Tage: Fahrerkarten-Download zwingend (Frist!).
• Alle 90 Tage: Fahrzeug-Massenspeicher-Download zwingend (Frist!).
• Monatlich: Auswertung öffnen, PDF-Berichte je Fahrer erzeugen, Verstöße mit dem Fahrer besprechen und dokumentieren.
• Laufend: Fristen-Ampel prüfen (HU, SP, Tachographen-Prüfung, Führerschein, Modul 95).

9. Datenschutz & Support

• Tachographen- und Fahrerdaten sind personenbezogene Daten (DSGVO). Zugriff nur für berechtigte Personen; Passwörter nicht teilen.
• Nutzen Sie die Daten ausschließlich für Compliance, Abrechnung und Sicherheit – nicht zur Überwachung ohne Anlass.
• Support: Ihr Verkehrsleiter/Betreuer im FleetCommand-Team hilft bei Fragen zu Upload, Auswertung und Kontrollen.